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來源：IPRdaily中文網（iprdaily.cn）
作者：張艷 科慧遠咨詢
原標題：IP咨詢顧問的商務寫作經（上）
目 錄
STEP 0:寫在開始
STEP 1:弄清需求
STEP 2:確定基調
十多年來，作為一名知識產權顧問，大部分時間要么是在寫報告，要么是在改報告，以至于女兒把當媽的工作概括成三個關鍵詞：知識產權、PPT和WORD。當然，筆者也秉著言傳身教的理念，教育閨女一定要學好語文，避免將來慘遭BOSS吐槽。
去年公司安排內訓課程，同事們希望講講商務寫作，筆者爽快地答應了。開始準備課件時，才發現動手寫報告是一回事，比較系統地講授完全是另一回事。在閱讀了多本有關商務寫作的書籍后，依然沒有太好的思路。后來在“得到”聽完戴素老師的《有效提升你的職場寫作能力》課程，她的“甲方讀者”邏輯，讓筆者深受啟發，于是找到了切入點——從溝通出發，理解商務寫作。
寫在開始
商務寫作的本質是什么？
很多人認為，提高商務寫作能力就是訓練筆桿子，實則不然。無法理解溝通對象的需求，再漂亮的“文章”也是枉然。在具備基本寫作能力的前提下（默認上過大學就算），提升商務寫作能力，首先需要理解商務寫作的本質。
我們先來看看，寫作的本質是什么？
答：溝通。
接下來第二個問題，寫作這種溝通方式，與面談、電話的最大區別是什么？
答：寫作是單向溝通，面談和電話是雙向溝通。
那么，單向溝通意味著什么？
“單向”意味著：
? 想看就看，不想看就不看；
? 有時間、有興趣就細看，沒時間、沒興趣就粗看；
? 不知道讀者什么時間看，看的場景、心情不確定；
? 缺乏即時反饋，沒有解釋、補充、調整的機會等。
也就是說，有效的單向溝通不是一件容易的事，其效果受讀者的需求、喜好、精力、心情、背景知識等諸多不確定因素的影響，甚至可能遭遇莫名其妙地“躺槍”。
既然是單向溝通，第三個問題，商務寫作主要的溝通對象是誰？
答：“甲方讀者”。
典型的“甲方讀者”都有哪些？以公司為邊界，可以分為外部讀者和內部讀者，外部“甲方讀者”包括客戶、相關政府部門、合作伙伴等；內部“甲方讀者”包括單位領導、項目總監、項目經理等。
“甲方讀者”溝通不暢，往往都沒好果子吃，例如：
? 客戶對項目建議書不滿意，無合作意愿；
? 客戶對成果不滿意，驗收難，后續合作告吹；
? 合伙人、項目經理對工作成果不滿意，不認可專業能力。
簡單來說，不合格的商務寫作，不僅會讓專業形象大打折扣，還常常會喪失后續溝通的機會，或者即便獲得再次溝通的機會，實現反轉的難度也很大。
因此，我們說，商務寫作的本質是——面向“甲方讀者”的單向溝通。成功的商務寫作，需要從“作者邏輯”切換到“讀者邏輯”，面向“甲方讀者”制造雙向溝通的幻覺。作為一名知識產權從業人員，筆者必須要聲明，這段很精辟的總結來自戴素老師。
理解了商務寫作的本質，我們來看看商務寫作的步驟。請永遠記住一句話：切勿上來就寫！
01、弄清需求
需求分析至少包括三方面的內容：溝通目的分析、閱讀對象分析和使用場景分析。
溝通目的分析：
? 爭取項目合作機會；
? 匯報項目階段性成果；
? 交付咨詢成果；
? 協助客戶內部推動相關事宜；
? 協助客戶進行行業重大事件分析；
? 向項目經理/合伙人交付工作輸出等。
閱讀對象分析：
? 給誰看？
? 閱讀對象關心什么，想看到什么？
? 閱讀對象的背景知識如何？
? 閱讀對象喜歡什么風格?
? 閱讀對象準備如何使用這份材料？
? 誰對成果說了算？
使用場景分析：
? 先看后講；
? 只看不講；
? 先講后看；
? 客戶內部傳閱；
? 客戶向領導報告；
? 項目經理/合伙人整合項目成果等。
商務寫作前，分析溝通目的和閱讀對象比較容易理解，這里特別說明一下使用場景。從理想的溝通效果出發，同樣的報告事項，不同使用場景，可能需要采用截然不同的結構、形式和內容顆粒度。對于“先看后講”的文檔，既要在“看”時讓讀者掌握基本思路，獲得認可，又要在“講”時還能保持一定的新意；對于“只看不講”的文檔，讀者的閱讀習慣和背景知識尤為重要，它直接決定了文檔內容深度和編寫形式。例如，面向研發人員的技術領域/競爭對手專利動態跟蹤報告，有些客戶要求提供權利要求的解釋，有些要求附帶專利文獻閱讀指引；有些習慣傳閱PPT，有些要求采用Excel。
所以，“敲字”之前，準確理解需求是商務寫作的第一步，它能有效提高文檔滿足“甲方讀者”要求、達成溝通目的的幾率，避免跑偏，甚至推倒重來。
02、確定基調
在弄清需求之后，第二步要確定寫作的基調。
基調是指什么？
答：希望向讀者傳遞的價值。
“向讀者傳遞的價值”聽上去似乎很抽象，舉例來說。
例1
項目建議書的主要基調是什么？
答：跟我合作吧！
通過項目建議書，需要向潛在客戶傳遞的價值——我們準確把握了需求，方案可心，收費合理，經驗豐富，選我沒錯！
例2
項目啟動報告的主要基調是什么？
答：這計劃可行！
通過項目啟動報告，需要向客戶傳遞的價值——項目目標定位準確，項目計劃合理可行，項目團隊專業靠譜，管理機制可信可靠，就這么開干吧！
例3
項目階段匯報的主要基調是什么？
答：按計劃順利進行呢！
通過項目階段匯報，需要向客戶傳遞的價值——項目按計劃進行，已取得階段性成果，項目能夠按計劃完成預定目標，放心吧！
例4
項目最終匯報的主要基調是什么？
答：圓滿完成項目目標！
通過項目階段匯報，需要向客戶傳遞的價值——項目目標圓滿完成甚至超預期完成，合作愉快，下回繼續合作吧！
在確定基調后，需要結合閱讀對象的需求、合同規定、溝通情況、呈現要求等因素，確定文檔形式。
? PPT：圖文并茂，便于快速掌握要點；
? WORD：更正式，文字內容豐富，可充分闡述；
? 其他：EXCEL、視頻、腦圖等。
小結一下，商務寫作的前兩個步驟：弄清需求和確定基調，記下第一條寫作規則：
Rule 1：先想后寫。
03、設定結構
講述第三個步驟前，我們先來看兩個例子，這兩個例子都來自《金字塔原理》一書。
例1：請大家用2秒鐘閱讀下面的物品名稱，然后閉眼，看看還能回想起幾個。
牛奶、蘋果、雞蛋、土豆、酸奶、胡蘿卜、葡萄、黃油、橘子
例2：老友間的通信
第一封信寫到：
親愛的雪莉：
咱倆是多年老朋友了…… 但大約一個月前你說了些令我難受的話……兩星期前，你又沒來參加我辦的宴會，后來……
讀到這里，如果我是雪莉，能感受到老朋友對自己不滿，但什么原因導致友誼小船的翻了，好像也不清楚。
而第二封信，開篇旗幟鮮明地表達了“我恨你，原因如下”,相信讀信的雪莉多半一哆嗦，然后緊張地繼續往下看，到底什么原因把老友得罪了。
回到第一個例子，如果不能全記住，不用懷疑自己老了，腦子不好用，回到20年前，多半還是記不全，因為這是大腦處理信息的特征決定的。我們的大腦一次最多記憶7個思想，因此，需要將過多的思想分類和分組，在類別或組別間建立邏輯關系，這樣大腦記憶的思想就會變多，印象也會更深。同樣是第1個例子，如果我們把這些物品進行下述分類，是不是容易記了許多。
蛋奶品：牛奶、雞蛋、酸奶、黃油
水果：蘋果、葡萄、橘子
蔬菜：土豆、胡蘿卜
正因為大腦處理信息的特點，文檔結構的重要性不言而喻。在講述思維邏輯和寫作結構方面，最經典的當屬麥肯錫的咨詢顧問芭芭拉·明托所提出的金字塔結構，其中，自上而下的金字塔結構最容易上手，使用頻率也很高。
從上圖，我們可以看到最常用的三種子結構：
子結構一：主題與子主題之間的縱向關系；
子結構二：子主題之間的橫向關系；
子結構三：序言的講故事結構。
具體的三類子結構在此不再贅述，請參閱《金字塔原理》一書。
來源：IPRdaily中文網（iprdaily.cn）
作者：張艷 科慧遠咨詢
編輯：IPRdaily王穎 校對：IPRdaily縱橫君
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