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聽過有關人工智能發展報告的人，都難以避免的假設很多專業人士將會在5到10年內被機器取代，律師也難以幸免。要知道新發展可能需時多年才會浮現顯著影響，但當影響出現時，可能會十分巨大。例如，利用氫燃料電池車作為清潔能源解決方案，減少二氧化碳排放量，已經討論了超過20年。日前，豐田宣布將開始生產氫燃料電池車，但可能最快要到2025年才會見到它們在道路上廣泛使用。
不是要等到新發展的影響全面出現時，我們才去留意，因為到時或許為時已晚。及時對它們作出經過考慮而適度的反應，是必要和恰當的。
對于律師來說，尤其是小型律師事務所的律師，重大改變帶來的挑戰可能很大。例如，在香港，取消物業轉讓律師定額收費是一個翻天覆地的變化，對許多律師事務所產生不利影響。但是，那些幸存的律師事務所適應了新環境，修訂經營模式，繼續發展。
適當為改變作好準備，洞悉時機，需要良好的判斷能力。較小型的律師事務所面對眾多大型甚至國際性律師事務所，似乎是不可能的挑戰。較大型的律師事務所可以投入大量時間和資源發展信息科技，重新設計其業務。有些律師事務所在本國或成本較低的地區設立日益復雜的處理中心。這些投資可為它們取得可觀的經濟回報，因為它們有足夠的工作量去保持這些中心全面運作。面對這個似乎是信息科技的軍備競賽，較小型的律師事務所如何能保持競爭力？
我們建議13個方法，令較小型律師事務所能夠在科技時代與時俱進。
1、策略
清晰自己想要怎樣的客戶，想為他們做什么工作。問問自己，特別是比起競爭對手，你提供的服務與客戶相關嗎？有吸引力嗎？你想做的工作價格敏感嗎？你的專業技能和服務值回價格嗎？你提供的服務可以賺取合理利潤支付合伙人薪酬之余，也足夠未來投資于業務嗎？
2、客戶
知道客戶和目標客戶的信息科技水平，對了解你需要提供什么服務和怎樣提供這些服務至為關鍵。年輕客戶與互聯網和社交媒體一起成長，他們期望你能自如地使用這些模式。其他的客戶也會有不同的需求和期望，你的服務需要與此保持一致。
3、靈活
大型律師事務所可能有更多錢去投資，但推出產品或更改程序可能需時數月甚至數年。相反，小型律師事務所如果愿意，往往可以在幾天之內采取改變。行動迅速意味著從找到機遇到推出市場，較小型律師事務所占有「先行者」的優勢。
4、利用
很多律所只使用其辦公系統功能的一小部分，這是可悲的事實。真正了解現行信息科技系統能夠提供什么，找出價格相宜的附加組件，就可以在不增加或增加很少成本的情況下，顯著改善功能范圍。
5、賦權
人們通常認為，新想法一定要由律師事務所合伙人提出。但是，年輕律師和輔助人員往往更清楚信息科技可以做到什么。如果加以鼓勵和授權，他們樂意提出建議，有助顯著提升業務。讓他們參與其中，不僅對業務有利，或許還能增加他們的積極性，提高員工留任率。我見過有年輕律師幫助律師事務所開發應用程序，涵蓋客戶關注的事宜，讓客戶透過移動設備輕易取得信息。
6、不要拯救世界
有人傾向認為，要與時俱進就代表要投資于萬能的信息科技系統。當然，重大的升級有時是必需的，但更重要是實事求是，認清需要什么，會用什么，客戶期望什么，客戶想要什么。正如上文第4點提及，充分了解當前系統的能力，最少可以推遲重大投資。對于一些律師事務所而言，使用云端來保存數據，或可降低任何信息科技升級的資本成本，流動讀取文件和信息亦更便利，前題是要注意以下第12點提到的安全問題。
7、具針對性
了解客戶需求，有助提供滿足他們需要的產品和服務。例如，英國一家小型產權律師事務所開發了一個簡單的系統自用，將所有關鍵文件、租賃到期日期、租金檢討、維修義務等等電子副本開放給客戶查閱，令負責產權的律師和客戶都可隨時查看資料。他們利用簡單的樣板系統，確保信息保持更新。鏈接重要的租金檢討和其他日期的日歷系統，有助確保所有通知都及時發出，大大降低專業疏忽導致索賠的可能。這個應用開發成本低廉，并適用于所有產權組合。亦有小型律師事務所開發信息科技系統來分析保險索賠，并開放數據予客戶，從而以最低的額外成本，將客戶關系顯著增值。
8、社交媒體
有些律師對在業務上使用社交媒體感到不安，這點可以理解。然而，Linked In、Facebook或Twitter可以是與客戶保持一定接觸的有效途徑。在英國，有律師事務所用Facebook尋找在辦公室附近范圍內新近訂婚的夫婦，經過一些篩選，律師事務所能夠為他們提供一個定額價格的婚前協議。這個使用社交媒體的方法或許不很浪漫，但律師事務所因而接觸到潛在客戶群，否則這群人可能永遠不會聘用這家律師事務所。
9、網站
網站是律師事務所一個日益重要的窗口。它適用于移動設備嗎？它有更新嗎？它包含有趣吸引別人的資料嗎？大多數律師事務所的網站出奇地差。開發一個優秀網站的成本不高，而且真正有助展示創新和對客戶友好的形象。
10、檢查
律師事務所需要檢查它們的工作，仔細考慮指令的每個部份應由誰做，應怎樣做。同時，有必要使用先例樣板、智能草擬工具和基本知識和培訓制度，以盡快提高律師或律師助理的能力水平。這通常又被認為需要大量投資。事實并非如此。一些簡單的工具，可以快速提高工作效率和工作滿意度，但這確實需要花點時間來分析工作的種類及可委派的職責。待新方法有效運作，也需要投資一時間。但是，如果做得好，結果應該可以在6個月內開始呈現。
11、無紙化
許多律師似乎認為辦公室內紙張堆積如山是身份象征，或者是張安全毯。單單使用電子郵件或更先進的程序或掃描儀，律師事務所無紙化是完全可行的。這樣數據不但更容易取得和檢索，如果適當備份，比起紙張文件更安全，更重要的是節省寶貴的辦公空間。
12、安全
黑客和垃圾郵件發送者變得狡猾，律師事務所都面臨更大的業務、財務和聲譽風險。保持安全系統更新，提防危險電郵是必要的?？焖偕暇W搜索一下，很容易知道流行的騙局，提高警覺。一些基本內部管理，例如定期更改的計算機密碼，是最小的第一步。
13、有好奇心
我們很容易認為，我們已有做事的方式就能夠提供最佳的服務。不幸的是，這極為鮮見。我們應該對新的工作方式、不斷變化的客戶期望和新產品持開放態度，保持新鮮感去令服務素質不斷提高。這并不等于盲目追求時尚，但確實需要一定程度上意愿公正、客觀地看待工作的方式，不斷努力提供更快更好的服務。
科技時代為律師帶來的挑戰很多，但可能帶來的機遇更多。較小型的律師事務所不能僅僅生存，只要保持開放，適應新環境，它們一樣可以在這個環境突圍而出。
來源： “標典律師”微信號
作者：Tony Williams ，Jomati國際法律管理顧問公司負責人
編輯：IPRdaily 王夢婷
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